Freelance factuur opstellen: zes tips

Uw factuur zou de klant meteen van alle informatie moeten voorzien die hij nodig heeft om snel te betalen, en uitstel of twijfel wegnemen. Vraag is: is uw factuur volledig? Of ontbreken er essentiële onderdelen?

1. Eerst en vooral: zorg dat alle wettelijke informatie vermeld wordt
  • Adres- en contactgegevens van jouw bedrijf;
  • Adresgegevens en contactpersoon van de opdrachtgever;
  • BTW nummer;
  • Factuurnummer (bedenk vooraf een logische nummering);
  • Factuurdatum;
  • Bankrekeningnummer van je bedrijf;
  • Beschrijving van geleverde dienst of product;
  • Periode waarover de factuur gaat;
  • Aantal geleverde diensten (uren) of producten;
  • BTW tarief per dienst of product;
  • Eventuele kortingen;
  • Betalingstermijn;
  • Totaal bedragen: exclusief BTW, het BTW bedrag en het totaal inclusief BTW.
2. Ga er niet van uit dat je klant alle details van het gedane werk nog weet

Klanten krijgen meerdere facturen in een week, waardoor die op de duur allemaal op elkaar lijken.
Dus stap 1: zorg dat men meteen ziet  wié de factuur stuurt. Dus duidelijk vermelden aan de ene kant: jouw bedrijf, adres, en contactinformatie, en aan de andere kant: de bedrijfsgegevens van je klant.
Stap 2: geef zoveel mogelijk details van het gedane werk: precieze datum van uitvoering, heldere omschrijving van de opdracht, eventuele bestelnummers of referenties. Zo help je je klant te herinneren waarover de factuur gaat, en is hij sneller bereid de factuur te vereffenen.

3. Motiveer het gefactureerde bedrag

Wees niet vaag met de omschrijving van wat je gepresteerd hebt. Toon aan dat het bedrag op de offerte die je een paar weken (of maanden) geleden bezorgd hebt, gerechtvaardigd is. Je hebt het wellicht al meegemaakt: klanten durven wel eens achteraf prestaties in vraag te stellen, in de hoop wat van de kosten te laten vallen. Je factuur is een uitstekend moment om je klant te tonen welke specifieke inspanningen je geleverd hebt voor je degelijke werk – bvb. in plaats van 1 lijntje “voorstel website”, kan je beter schrijven “Eerste voorstel website: Drie workshops (3 x 2 uur) ter plaatse + uittekenen prototype 12 webpages + aankoop 4 stockfoto’s + bezorging via WeTransfer.” Zo beseft de klant ook beter dat je niet voor niks werkt.
O ja, vergeet ook niet kortingen of speciale acties die je eventueel beloofd hebt, in de verf te zetten – iedereen heeft graag het gevoel dat hij/zij een goeie deal gesloten heeft.

4. Klantenvragen over de factuur veroorzaken uitstel. Maak dus alles waterdicht.

Heen en weer gaande discussies en onduidelijkheden veroorzaken vertraging in het betaalproces. Wees proactief en geef al een antwoord op mogelijke twijfel, meteen op je factuur: enerzijds door duidelijke algemene voorwaarden te vermelden (achterkant van je factuur), en ook door specifieke situaties meteen mee te geven, ofwel in een “Notities” rubriek op je factuur, ofwel in de begeleidende mail (mocht je je factuur elektronisch versturen). Bijvoorbeeld: “Ik kijk ook al uit naar de meeting volgende dinsdag om het finale deel van de site te bespreken” – dit herinnert je klant er subtiel aan dat je nog actief op het project zit, maar dat je ook verwacht dat je al tijdig en correct betaald wordt voor het reeds geleverde werk, voor je verdere stappen zet.

5. Bepaal duidelijk een betalingstermijn

Lang wachten met betalen is een ernstig probleem in de freelance wereld. Bijna 80% van de freelance developers en designers moet meer dan een maand wachten op betaling van hun factuur, waarbij 10% daarvan gewoon niét betaald worden…
Wees duidelijk in de betalingstermijn die jij wenst. Betaling op 30 dagen is gangbaar, maar je hoeft dit niet te volgen. Je kan bijvoorbeeld 2 weken als betalingstermijn opgeven, met een bonuskorting van 2% op het totaalbedrag bij tijdig betalen. Wees ook consequent en stuur betalingsherinneringen zodra de termijn verstreken is, zodat de klant ziet dat je dit echt wel opvolgt.

6. Anticipeer excuses om niet te betalen

Indien een klant jouw factuur probeert uit te stellen (of zelfs te annuleren) door te zeggen dat “ze het werk nog niet gebruikt hebben, of niet gaan gebruiken”, durf dan gerust te reageren, en bij geen respons juridische stappen te nemen. Je hebt recht om betaald te worden voor een uitgevoerde opdracht, ongeacht die al dan niet gebruikt wordt. Een sterk contract kan hierbij een extra steun zijn. Maak daarin op voorhand duidelijk  dat de klant betaalt voor jouw tijd en het uitgevoerde werk, niet voor het uiteindelijke gebruik ervan.