WEBSITES
EN E-SHOPS
MET IDENTITEIT

21 / 11
2019

WEBSITES
EN E-SHOPS
MET IDENTITEIT

E-mails schrijven: zo moet het. Elf simpele tips die je geadresseerde blij zullen maken!

Ik weet niet hoe het bij u is, maar ik heb niet de tijd om meterslange e-mails door te lezen om te ontdekken waarvoor ik die gekregen heb en wat de eigenlijke boodschap is. Daarom hier ELF TIPS om concrete, korte, duidelijke e-mails te schrijven (en je geadresseerden gelukkig te maken!)

1. E-mails schrijven vanuit het standpunt van de lezer.
  • Denk eerst na waarom je deze mail schrijft en welk resultaat je ervan verwacht. Heb je hierop geen duidelijk antwoord? Wacht nog even voor je de e-mail verstuurt.
  • Geef voldoende informatie zodat de lezer weet wat jij verwacht.
2. Zorg ervoor dat de ontvanger meteen weet welk type e-mail hij van je krijgt.
  • Over het algemeen heb je 3 types e-mail:
    • Informatie geven (“donderdag 12 juni is er een event.“)
    • Informatie vragen (“Waar vind ik de handleiding over product X?“)
    • Actie vragen (“Wil je mij toegang geven tot website X?“)
  • Géén overbodige details. Een e-mail is geen roman. Het is een werkinstrument.
  • Kom terzake in de eerste twee zinnen. Kort en krachtig!
    • Vb. “Kan je de opvolgingsmeeting van morgen verplaatsen naar 10 juni van 9 tot 11? Vergeet ook niet de broodjesbestelling te verplaatsen naar 10 juni.
3. Toon in de subject line meteen wat je wil / waarover de e-mail gaat!
  • Kom direct ter zake.
  • Geen marketingteksten (“Ik heb dringend dringend toegang nodig voor een superbelangrijke klant!!”), ook geen lege teksten (“Toegang.”).
  • Voorbeeld:
    • “Opvolgingsmeeting verplaatst naar 10 juni.”
    • “Graag toegang tot website X.”
    • “Waar is de handleiding over product X?”
4. Soms is de subject line alleen al genoeg voor je boodschap.
  • Gebruik dan (EOM) – dit betekent “End Of Message” – op het einde van je subject. Zo weet de lezer dat hij de lege mail niet verder hoeft open te klikken, en wint hij weer tijd.
  • Vb. “Ik heb je toegang tot website X gegeven. Probeer even. (EOM)
5. Hou het aantal zinnen in je e-mail beperkt.
  • De lezer moet je e-mail kunnen lezen zònder te moeten scrollen (een leuk initiatief daarvoor is http://five.sentenc.es/ )
  • Gebruik bullets en nummering om je punt te maken.
  • Wil je véél bespreken? Maak per onderwerp een aparte e-mail (met heldere subject line en beknopte zinnen).
  • Ik gebruik ook steeds minder de aanspreking (“Beste Koen,”) en de afsluiting (“Beste groeten, Peter.”) die komen uit het tijdperk van de brief. Alweer een regel of drie gewonnen.
6. Vraag je om actie? Zet die bovenaan!
  • Vermeld ook meteen wanneer je die actie verwacht.
  • Daaronder kan je dan (kort) bijkomende info vermelden. De lezer beslist dan of hij dit ook nog zal lezen.
7. Zorg voor een goede, nuttige indeling in je e-mail.
  • Laat genoeg witruimte. Plak niet alles op elkaar.
  • Werk met bullets en nummering.
  • Hou je paragrafen kort.
  • Accentueer belangrijke woorden (bold zetten, andere achtergrondkleur).
  • Zo kan de lezer heel snel je mail scannen. Dus: tijdwinst!
8. Beantwoord niet elke e-mail.
  • Sta je in CC? Dit betekent dat de e-mail ter info is en er geen actie van jou vereist is.
  • Dus ook geen tijd verspillen met een “Bedankt” antwoord of zo. Da’s E-mail ruis en een grote tijdverspiller.
9. Behandel geen onderwerpen en/of projecten door elkaar in dezelfde e-mail.
  • Hou alles netjes gescheiden. Moet je over twee projecten iets kwijt? Zet het in twee afzonderlijke e-mails.
10. Denk na naar wie je stuurt en wie je in CC zet.
  • Kies de juiste geadresseerde. Selecteer niet iedereen als geadresseerde. Denk na: wie moet er actie uitvoeren? Wie moet info krijgen?
  • Denk na wie je in CC zet. Moéten ze geïnformeerd worden? Of hoeft dit niet? Principe is: wie in CC staat moet nooit actie ondernemen.
11. Overdrijf niet met je handtekening (‘signature’)
  • Tenzij je door het bedrijf verplicht bent ‘email disclaimers’ en foto’s enzovoort in je e-mail te vermelden, stel ik voor dat je je handtekening kort en nuttig houdt, want voor je het weet heb je 200 lijnen met handtekeningen en afbeeldingen boven elkaar, afkomstig van forwards en replies en replies op replies enzovoort.